Vnitřní oznamovací systém

Zavedení vnitřního oznamovacího systému

Společnost AR SERVIS s.r.o., sídlem Jarošovská 869, 377 01 Jindřichův Hradec, IČ: 424 08 393, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Českých Budějovicích, oddíl C, vložka 627 (dále jen „AR SERVIS“), v souladu se zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „ZOO“), zavedla Vnitřní oznamovací systém, kterým upravuje podmínky podávání a posuzování oznámení o možném protiprávním jednání. Vnitřní oznamovací systém představuje souhrn nástrojů a postupů sloužících k přijímání oznámení, nakládání s nimi, posuzování oznámení a zajištění ochrany totožnosti oznamovatele a dalších osob, jakož i k ochraně informací uvedených v oznámení a v komunikaci s oznamovatelem.

Oznamovatelé mají možnost prostřednictvím Vnitřního oznamovacího systému upozornit AR SERVIS na možné protiprávní jednání, k němuž došlo nebo má dojít u AR SERVIS, a o jehož spáchání se oznamovatel dozvěděl v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností.

Oznámení učiněné oznamovatelem se musí týkat případů uvedených v ZOO, kterými jsou případy porušení práv a povinností v oblasti např.: finanční služby, produkty a trhy a předcházení praní peněz a financování terorismu, bezpečnost a soulad výrobků s předpisy, bezpečnost dopravy, ochrana spotřebitele, veřejné zdraví atd. (celou škálu jednání detailně vymezuje ZOO, v platném znění).

Oznamovatel by vzhledem k okolnostem a informacím, které má k dispozici v době oznámení, měl mít pádný důvod se domnívat, že jemu oznámené či zveřejňované skutečnosti jsou autentické a pravdivé. Nelze oznamovat skutečnosti vědomě nepravdivé. Takové jednání může být sankcionováno.

Podrobnosti o oznámení a dalších pravidlech stanoví ZOO.

Oznamovatel o ochrana oznamovatele

Oznamovatelem může být zaměstnanec nebo Oznamovatelem podle zákona zaměstnanec nebo osoba v obdobném postavení podle zákona, která se o protiprávní činnosti dozvěděla v rámci zaměstnaneckého nebo obdobného vztahu ke Společnosti, tj. osoby, které jsou nebo byly s AR SERVIS v kontaktu v souvislosti s výkonem jiné obdobné činnosti, tj. osoby samostatně výdělečně činné, společníci, osoby ve statutárních, řídících nebo kontrolních orgánech, dobrovolníci, stážisti a osoby vykonávající činnost na základě smlouvy o poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiné obdobné smlouvy. Všem těmto osobám je poskytnuta ochrana před odvetnými opatřeními a je rovněž chráněna jejich identita. Vnitřní oznamovací systém není určen klientům AR SERVIS.

AR SERVIS musí zajistit, aby oznamovatel nebyl z důvodu podání oznámení vystaven jednání, které by mohl důvodně považovat za zásah do svých práv či oprávněných zájmů (odvetným opatřením, včetně hrozby takovýchto opatření nebo pokusů o ně). Chráněny jsou rovněž osoby, které jsou ve vztahu k oznamovatelům osobami blízkými, osoby, které oznámení umožnily nebo usnadnily a dále osoby, které jsou s oznamovatelem nějakým způsobem spojeny v pracovním kontextu.

Příslušná osoba, která oznámení vyřizuje, která má povinnost vždy chránit identitu oznamovatele. Povinnost zachovávat důvěrnost se netýká pouze totožnosti oznamující osoby, ale vztahuje se i na další informace, z nichž by bylo možné přímo či nepřímo určit její identitu.

Oznámení, Příslušná osoba a kontaktní údaje pro podání oznámení

K přijímání a posuzování důvodnosti oznámení podaného prostřednictvím Vnitřního oznamovacího systému AR SERVIS určuje v souladu s § 9 odst. 1 ZOO příslušnou osobu: Klára Götzová

AR SERVIS umožňuje podání oznámení písemně, ústně a na žádost oznamovatele také osobně, a to takto:

• telefon Příslušné osoby: 739 401 203
• email Příslušné osoby: klara.gotzova@arservis.cz
• poštou na doručovací adresu: Jarošovská 869, Jindřichův Hradec 377 01, a to s uvedením informace „k rukám Příslušné osoby“
• osobně v kanceláři Příslušné osoby na adrese: Jarošovská 869, Jindřichův Hradec 377 01, úřední hodiny Příslušné osoby 8 – 16 hodin PO - PÁ/dle předchozí domluvy

Oznamovatel může podle ZOO podat oznámení rovněž prostřednictvím externího oznamovacího systému zřízeného Ministerstvem spravedlnosti (viz: https://oznamovatel.justice.cz/).

Není vyloučena možnost podat oznámení zcela anonymně, taková to forma podání má však své nevýhody v podobě omezené ochrany oznamovatele před odvetnými opatřeními.

Vyřízení a vyhodnocení oznámení

Přijaté oznámení bude Příslušnou osobou vždy zpracováno a o výsledku šetření bude Příslušná osoba oznamovatele informovat.

O přijetí oznámení Příslušná osoba písemně vyrozumí oznamovatele do 7 dnů ode dne jejího přijetí. Příslušná osoba následně posoudí důvodnost oznámení a písemně vyrozumí oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. Tuto lhůtu lze prodloužit až o 30 dnů, pokud se jedná o případ skutkově nebo právně složitý, o tomto Příslušná osoba oznamovatele písemně vyrozumí.